你真的了解POS系統的主要目的嗎?

你真的了解POS系統的主要目的嗎?

  • Post published:2020 年 5 月 25 日
  • Post Category:POS 新零售觀點
  • Post last modified:2020 年 6 月 9 日

許多人認為POS系統充其量不過就是一種進銷存管理商品庫存的工具而已,而忽略真正POS系統在管理店務時提供的主要目的,這樣容易讓你對於POS系統的認知有所誤差。簡單來說其實POS系統其實還有更厲害的功能,不要覺得花大錢買了POS系統卻只解決你一小塊的問題!

為什麼開店都需要使用POS系統?

為什麼開店都需要使用POS系統

經常會有業者問他們為什麼會選擇POS系統時,他們回答的答案大多都是:「用POS系統可以把庫存管理好,缺貨就能立刻得知貨物的」幾乎所有的人都認為使用POS系統就能把庫存管理解決,結果發現跟想像中的差距很大,最後讓手中的POS系統變成收銀、結帳的功能而已。

嫌他沒什麼功能,卻沒發現其實根本沒用對他的主要功能。
這樣不就像是你花了大錢買了高大上的系統,結果因為你什麼都不會,所以就怪他不好用?

我這裡也聽過很多店家都以為POS系統就可以讓庫存一切都很精準,缺貨就能立刻知道。但其實很多業者在使用POS系統後,庫存還是不準的,所以他們都自己抹滅了POS系統庫存就一定會準確的美夢。

選擇POS系統前先思考你的需求

選擇POS系統前先思考你的主要需求

你在買東西前是看到東西很厲害就會買,還是先想好你自身的需求才會下單?如果今天這東西只花百元內也許你就會直接訂,但大多數較昂貴的東西你就會花深思自己的需求是否符合,才決定下單吧?那你買POS系統也需要按照這樣的邏輯。

在選擇POS系統前,你應該先了解自己的店內的需求又或是最近面臨了什麼樣的挑戰,這裡稍微幫你統整幾個店家常見的問題:

  1. 庫存問題:

發現店內的商品庫存總是跟帳務本對不上?每次的進出貨都不準,舉辦完一次試吃試用活動又沒好好盤點商品庫存狀況,總是忘了「即時」更新商品的庫存狀況,導致你搞不懂庫存中的那些幽靈商品都去哪?還是發生了店內人員舞弊之行為,員工偷偷把商品帶回去竄改帳務資料,而你也沒發現?

  • 帳款問題:

你的商品銷售金額與實際售出的金額不對稱?每次不論使用現金、信用卡、折價卷金額都不相符?導致客人每次都氣沖沖拿著發票跟你抗議又或是會計在每月結帳日時焦頭爛額還是找不出那些奇怪的費用?而每天折讓金總是有誤差,難道你真的很衰,店裡總是有一堆要退貨跟品質不良的商品?

  • 流程不順:

每次進貨時你不可能一件件商品進行建檔當然希望能有效的進貨後列印出商品條碼並管理庫存?又或是客人拿著要退貨的商品希望退錢或換貨,而複雜又多步驟的方式讓你很困擾?

  • 幫助有效的決策:

你不知道你家的商品哪個最熱銷?又或是不確定哪種促銷方案最適合推出去,導致每次做出來的活動都不如預期?A商品搭配C方案要推銷給怎樣的顧客才能變好?

  • 實體轉型:

因為疫情讓你店裡沒人,所以想試試看最近流行的轉型?又或是想要將會員線上與線下整合合併,做好兩邊的CRM處理?又或是多種通路管道,讓訂單匯入、備出貨管理,即時的庫存狀況你都能知道嗎?

如果你遇到了這些問題,也許就會是考慮導入POS系統的原因之一,能讓你更加有效且利用資源的方式規劃未來發展。就我們家的顧問經驗來看,如果你的店面經營不超過兩家,那還是建議你應該要先搞清楚你的「商業模式Business Model」奠定好最初的商業位置,再思考未來更進一步發展。

舉個簡單的例子,知名連鎖的卡瑪咖啡Cama Café有喝過嗎?他們從一開始就思考了自己要走的模式,從B2C、營運模式再到產品想提供給消費者的價值主張是什麼,都有完整的涵蓋。

外帶的連鎖咖啡,從一開始就設下明確的產品定位,「現烘現做又平價主攻上班族的外帶客」使得營業時間也跟著一起修改為上午七點開始營業,與一般連鎖咖啡廳不同之處在於:不販售多餘的食物,單純提供給上班族的咖啡。

而當你的商業模式都有個雛形後,再搭配POS系統使用就能夠更加明確的攻下產業,這樣才能達成所謂的事半功倍。而一般來說,你擁有兩家以上,擁有POS系統才會有顯著的效果。

POS系統提供最主要的功能降低傳統營運成本

POS系統主要目的是降低傳統營運成本

說簡單點就是降低你店裡一些不必要的成本開銷,比方說實體店面很常做的行銷廣告是什麼?大多就是商品的POSM設計,而這些目的是為了增加消費者,但你吸引了這些消費者卻不懂得將他們留下時,那這些成本就是一種浪費。

而POS系統就是把你店裡那些林林總總看不見的隱形費用,為你省下來,然後將資訊透明化轉成圖像報表讓你檢視。POS系統分別省下那些成本,我這裡幫你列出來:

人力營運成本:節省員工處理30%雜務

POS系統人力營運成本節省30%

在台灣的中小型生意老闆都有個習慣,希望錢都能花在刀口上,提供給你的各種宣傳經費一定有限制,但生意嘛,當然希望用最小的成本換最大的流量。而對自己當然更希望你能夠1個人打10個人,也因此你要做的雜事也絕對多過你的本分。

雜事是什麼?

先來想想,你覺得一間服務業的店員,他們平常要做什麼事情?找貨清貨理貨、店內打掃、貼換店內商品廣告宣傳、提供客人商品的問題即時回覆。如果有經營網路商店的話有可能隨時當個社群小編發文回文,解決線上客服問答、包貨理貨出貨,隨時檢查庫存管理。

而麻煩的還有商品退換貨的問題,不良品、報廢品進銷庫存、計算每日折讓金處理、隨時對應總部資訊。

那你覺得只依靠1個店員可以完成這些嗎?

而近年來又提升顧客體驗,所以你也希望員工能夠提供給消費者良好的服務品質,所以就又會希望員工能更積極的提出良好的服務態度,隨時給消費者最好的回饋,讓消費者能夠被留下來。

但是店內一堆重複性質很高的事情要做,他們怎麼解決?

你覺得他們會願意無償花自己的時間自主加班嗎?就算你今天很萬幸遇到這樣的員工,但如果他離職了呢?到時候你的店又回到原本的問題?人手總覺得不夠,人人都開始想成為時間管理大師?

這些教育訓練都是人力成本的一環。

一個兩個也許還好,但你不可能每一個都是這樣的,你不可能找工程師做行銷的位置,也不會請個倉管做服務生,每個職位都有他們該負責的事情,盡本分後發揮的功能才能更有效率。

要讓店員能提供更良好的服務品質,你就該解決他們平常太多重複的雜事。

想想一個新進店員在學習POS機時花了多久的時間?是不是光是熟悉那複雜的介面都讓他花了一堆時間,也要擔心當他們為客人結帳時,緩慢的手腳是不是也會讓客人產生不耐的情緒,導致顧客體驗變差?

光是結帳流程就會影響客人,如同前篇文章提到的結帳流程影響75%的客人!利用POS系統留住你的營業額!就不再多撰述。你要透過POS系統中簡化結帳流程,才能讓員工們都能更加快速地完成「結帳」這個過程。

你們家上下班打卡是不是額外還要一個打卡機?

POS系統幫你把員工都集中在一個地方統一打卡,簡易的操作介面,店員上下班打卡一次處理完成,省下還要額外購買硬體的費用。

又或是投庫管理,很多店家老闆都會規定,希望自己家的錢櫃現金累積到一定現金額後應該大鈔取出,再投遞到金庫裡。有便利商店打工過的人應該都知道,大夜班不能讓錢櫃的錢超出太多導致有被搶的風險。但相信很多人都會忘記這件事情,而錢櫃總是有一堆現金。

POS系統的好處就在於他可以設定提醒功能,當錢櫃到達一定金額後就會發出提醒警告,直到收銀員做好「投庫管理」,輸入資訊後就能取消提醒。

把這些耗人力的事情轉交由POS系統處理,就能夠讓原本的人進行更有價值的事情,讓你一間店也可以用少少的人力完成許多事。

倉庫營運成本:把死在倉庫的錢變成現金!

POS系統把倉庫的錢變現

如果生意想做大,你的庫存管理就很重要。讓員工人為進行盤點檢查很容易出現錯誤,而這些錯誤就會影響日後的商品庫存狀況。

「這個商品還有貨嗎?」

開過店的一定聽過,客人總是希望手中的商品是最新的,你家的店員就會開始查詢他的庫存,電腦查應該還在結果倉庫怎麼翻都沒有,最後發現其實這件商品已經給網購包貨?

小型零售商生存的必要條件就是不要備過多的庫存給壓死。生意越做越大,也許你除了門市外還會擁有網購或是在其他平台進行販售,而當每個通路的訂單都如雪片般飄來時,倉庫裡的商品庫存卻不夠?

沒東西賣是一間店最尷尬的事情。

應該利用POS系統提供的即時庫存管理,隨時統整你的庫存資訊,讓你的商品庫存資訊一查就明瞭。

但文章中前段也有提及過,不是買了POS系統後,他就會自動把你的庫存整理準確,簡單告訴你2種準確的基本功:

  1. 進退貨時,即時進行清點進貨單與商品,並輸入POS系統中。
  2. 落實定期盤點。聽起來很容易,但其實很多店家都只會一年或半年才進行一次大盤點的動作,沒有盤點就算架上的商品被偷、試吃活動用的商品沒銷到,沒即時更新就會害你的庫存永遠都不準確,害你就直接看架上賣場到底剩多少商品。

每次都有做好基本功,才能提升庫存管理的效率。而你也可以使用POS系統中的安全庫存水位提醒,提醒你實體門市、網購、各大通路管道的商品庫存需要補貨,讓你庫存隨時不斷貨,不擔心落單的問題!

使用POS系統導入有效的庫存管理,讓你更有效管理避免資源浪費,分析商品歷史銷售狀況與預測未來促銷走向,改善死在倉庫的錢,讓他們轉變成你的現金。

你也是那個讓倉庫累積一大堆商品的人嗎?

商品囤在倉庫不會變現,要讓他們變成活動金流的唯一方法只有不停地讓他們從倉庫出去,變成訂單上的一部分。

但最主要還是避免讓客戶買不到貨導致不開心的突發狀況。

當商品缺貨、備貨時間變長,客人就會漸漸不想來消費,為了避免我們跟前過不去的事情發生,還是乖乖坐好庫存管理的準備吧!

你一定也在想,一堆庫存管理的方式,到底要用哪種比較好?這個在這4個新手POS系統開店須知,你知道幾個?一文中介紹到關於庫存管理的方式,而這裡就稍微簡單提供以下幾種方式:

1.先進先出法(FIFO)
2.後進先出發(LIFO)
3.ABC庫存分類管理法
4.即時生產管理法

如果你還沒找到系統化的庫存管理法,也許可以考慮使用上述的方式為你的庫存做好管理,搭配POS系統,讓倉庫的庫存不再只是死在那的一攤水,能夠隨時流動,變為現金!

會員營運成本:打造你的忠實鐵粉

POS系統打造你的忠實鐵粉

要知道,一間店能夠生意興隆,絕大多數都是多虧了那些死忠的粉絲存在。看過為了韓星而夜排的粉絲沒?你的店,對於一些消費者來說也是這樣的存在。

這些消費者的重要性就如POS是什麼?企業紛紛使用POS的5大原因!一文中提及的第五點,養好一批老會員,每個月就有穩定的20%業績。而我們可以透過POS系統提供的會員分層經營,給予老會員良好的消費體驗留住他們,就能用他們的錢穩定住你的業績!

坐在椅子上發簡訊給會員,跟出去發宣傳單招攬陌生客,哪個輕鬆?

會員經營就是這種道理!
把那些來你店裡消費的所有人,通通記錄下來,把資料放進你的POS系統裡,趁節慶拍賣時再一口氣把他們叫出來,為你的業績打下一筆漂亮的仗場!

以前的POS機管貨不管人,但現在的POS系統很聰明,他不只可以幫你處理貨,也能幫你管理人的狀況,上段有提到的員工、庫存的管理方式,這段我就跟你說說他如何管理你店裡的消費者。

來你店裡的消費者,一定會希望他成為長久的消費者,就會讓他填寫資料並成為會員。而這時候你都怎麼讓他成為你的會員?拿紙筆請他留下資訊?提供APP或QRcode讓他自己填寫?

通常這樣的過程就會浪費五到十分鐘不等,如果你店裡的年齡層是比較高的,可能還會因為他不懂得使用手機,你得額外派一個人手教他。那如果後面大排長龍的結帳隊伍,你覺得後面的客人會有耐心等待嗎?

Cyberbiz的POS系統有個好處,十分鐘辦會員?不,你要讓他們10秒就成為你的會員才行!請他們提供手機號碼,店員只要將號碼輸入進POS系統後,就能快速成為會員,而還能立即傳簡訊請消費者確認成為會員。

這樣一來你就會有兩種好處:

  1. 快速結帳的良好體驗
  2. 會員資料的正確性

第一點在結帳流程影響75%的客人!利用POS系統留住你的營業額!中有提過,不要讓消費者在結帳過程等太久。而我們今天要來講的二點,你知道讓消費者自己填寫資料,有將近30%的人都會填錯嗎?可能多按一個0或是填到舊的,而你家的系統又剛好沒有即時測試,那你在那些消費者身上灑下再多的行銷成本都是白搭。這是許多實體店面都會遇到的事情,而且還很嚴重。

利用POS系統的即時存取以及發送簡訊測試資訊,你就能讓消費者在你眼前確認完他們的資訊是不是正確的,大大為你之後的行銷鋪上好地磚。

當然,如果只是快速加入會員的話,那這系統也太廢。

能幫你分層管理的POS系統是一般就該有的,而分三層是基本,能分無數層就是特別的,還附加標籤功能,讓你尋找特定會員也可以很容易。這種POS系統就是很懂擅長會員管理這塊。剛好Cyberbiz的系統就有這功能。

你是不是也有那種:對折扣特別敏銳的客人?老闆的貴客?隔壁很愛來買特定商品的大嬸?他們通常都不會有共通點,來的次數也不太固定,分類也很難歸納,那就不如幫他們上特定的標籤,日後找尋也很快速方便。

之前就有個客戶,他們家有個老闆的貴客,偶爾會打電話來訂東西,但又很不喜歡報自己的資訊,通常電話只會說「欸欸欸,我要那個啦!那個!就是上次買的那個!」然後你家的店員如果習慣了就會立刻了解,但今天很不幸的是新進員工接到電話,又不知道怎麼找,店裡又沒老會員,支支吾吾也說不出半句話,直接惹貴客生氣半年不來消費,你說倒不倒楣?

這些事情都很有可能發生在你身上。

如果那時候他有POS系統,快速搜尋標籤:愛打電話訂那個的客人,也許就能很快找到會員資訊並為他服務。要知道現在是新零售4.0的時代,提供良好的顧客體驗,才能讓你的店在未來奠定良好的發展。

假設今天你開了實體門市又開了網購商店,是不是就會想要把線上線下的會員資訊都統整在一塊,讓兩邊人流都能夠相互導去對方那,提升業績?

但你也不可能一筆一筆手工打入,浪費時間還可能出錯。

新零售POS系統厲害的地方就是他可以幫你把會員搬家,整合線上與線下的會員資訊,不用一筆一筆自己打,讓電腦幫你一次帶入系統,輕鬆又簡單。而且分類群組都還在!

這是不是又幫你省下了一堆的時間在整理會員上?

行銷營運成本:執行精準的行銷決策

POS系統執行精準的行銷決策

想要經營好一間店,就是要隨時檢視你家的熱門商品銷售狀況如何,以及各時段銷售額、營業狀況以及毛利率。以及檢視各支商品的回購狀況,進行商品的淘汰以及更新。

你可以透過POS系統即時的銷售報表,隨時更新抓到庫存裡不要的淘汰品,移除那些不必要的商品,檢視那些更適合放在賣場中的商品。

傳統的店家就是不懂得節省那些庫存成本,只會覺得這些東西好像很好賣,卻沒有依靠實際的數據以及每年的銷售狀況來檢視,所以經常會發生,「欸別人家賣得好像不錯我也來進一些,結果賣不出去的窘境」,導致浪費了一批貨。

透過POS系統,了解你店面各種商品的生態,才能有效的下決策。

而POS系統也提供詳細的會員訂單資訊,不論是每次消費的資訊又或是各種類型會員會購買的商品,清楚詳細的圖表資訊,讓你透過那些資訊,為他們下更正確的行銷手段。

就好比喜歡買保健商品的客人,保健品吃短時間就會有效嗎?當然不會,一定要長期購買才能見效。那你有這種類型的客人行銷方式就很好選擇,你可以利用POS系統的行銷工具,定期回購,半年或一年有獨特優惠價之類的。

又或是那些只買過一次你家商品的會員,打破這灘死水,透過再行銷的簡訊,直接暴力有效的把折扣放在他們眼前,相信我,簡訊真的比你每天寫一堆EDM有效多了,EDM會死在他不想開,但手機簡訊一定會直接跳出來管你要不要看。

70個字的簡訊內容你也要懂得寫,不要只給我一陳不變的那幾句。POS系統厲害的點就是還可以幫你客製,專屬會員XXX之類的方式,讓你套版也不會太狗血。我個人覺得開頭最好是寫「恭喜你中獎!」這種話,要知道,看到自己鐘獎當然迫不及待的想把訊息點開,有參加過抽獎的人都懂,都會以為抽中汽車了。

而POS系統也會幫你把這些行銷活動的數據通通記錄起來,讓你在日後結束活動時能檢視活動數據,是否成功,對下一次進行活動時有更好的數據能夠優化。

當你懂得利用POS系統,有效掌握會員消費動向和喜好,你就能鞏固超過10倍以上的會員喜愛度,對於顧客關係管裡是非常有依據的一步方向!

POS系統最主要是為你省下傳統營運成本。

減少不必要的人力支出、更清楚瞭解你店裡的銷售狀況,把以前不喜歡每日拉報表的習慣改善,利用POS系統轉出圖表資訊,隨時向你報告相關重點。

利用POS系統,你只要懂得管裡店面的營運狀況就好,不需要額外浪費時間管裡雜物,又或是浪費時間下錯誤的決策,導致你的成本浪費。而對於人為舞弊方面,也能清楚而詳細的紀錄下來。

正確的使用POS系統,就更能幫助你省下不少麻煩以及那些傳統店家會浪費的營運、行銷成本,管理店面更加有效率!

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